En casi todos los despachos con los que trabajo, el proceso de detección de conflictos de interés tiene el mismo problema: depende de la memoria de las personas.
Alguien recibe un encargo nuevo. Piensa. Pregunta a un compañero. Recuerda vagamente que ese cliente tuvo algo con otro del despacho hace dos años. O no lo recuerda. O no pregunta. Y así se cuela un conflicto que luego sale caro. En reputación, en honorarios, en relación con el cliente afectado.
El problema no es la voluntad. Es que el proceso no está sistematizado.
¿Qué significa sistematizar el control de conflictos?
Significa que antes de aceptar un asunto, el sistema comprueba automáticamente:
- Si ese cliente potencial es contraparte activa en otro asunto del despacho.
- Si está vetado nominalmente por un cliente existente.
- Si pertenece a un sector que otro cliente ha pedido expresamente no compartir.
- Si tiene deuda impagada por encima de cierto umbral.
Y si detecta algo, lo para. No lo filtra una persona con buena memoria. Lo para el sistema, y lo eleva a quien debe decidir.
Esto no es ciencia ficción ni tecnología cara. Es diseño de proceso. Y cuando se hace bien, además de proteger al despacho, da algo igual de valioso: trazabilidad. Queda registrado qué se comprobó, cuándo, quién decidió avanzar y por qué. Ese registro vale mucho si algún día alguien pregunta.
La tecnología aquí no es el protagonista. El protagonista es tener claro qué quieres controlar y en qué momento del proceso quieres que ocurra.
Lo demás es configuración.
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