En un sector que gestiona información sensible y confidencial, es lógico que surjan preguntas sobre dónde deben residir los datos. ¿La nube es segura? ¿Hay que volver a sistemas locales? ¿Qué pasa con la inteligencia artificial? Comparto algunas claves para tomar decisiones con criterio.
Los despachos han ido migrando, o contratando directamente, sus sistemas de gestión a la nube. Esta forma de operar ha sido aconsejada por proveedores de servicios, consultores tecnológicos y por el discurso generalizado —y certero— de tres factores fundamentales.
- El primero, la reducción de costes al no tener que mantener servidores propios ni gestionar su mantenimiento.
- El segundo, la seguridad reforzada de los datos (cifrado, auditorías continuas, backups), porque la inversión en medidas de protección que puede realizar un despacho es incomparablemente menor a la de un proveedor global de servicios cloud.
- El tercero, la escalabilidad que la nube proporciona: no tenemos que preocuparnos por el espacio, simplemente pagamos por lo que usamos. Fácil y limpio.
En la siguiente imagen de Synergy Research Group (2021) se observa claramente esta tendencia a la migración.
No obstante, y a pesar de todas estas bondades, en los últimos años ha empezado a sonar el “run run” de la repatriación de datos, es decir, la vuelta a infraestructuras locales para custodiar y gestionar los datos directamente.
Ejemplos hay. Dropbox, cuyo proyecto de repatriación “Magic Pocket” le supuso ahorrar 75 millones de dólares en dos años e incrementar su margen de beneficio un 34% o Adobe (para la mejora de costes y latencia) ambos ejemplos aquí. Basecamp (37signals), dejó AWS por razones de coste y control. El estudio de Andreessen Horowitz The cost of cloud, a trillion dollar paradox señala que tras diez años de experiencia de las empresas operando en la nube, su uso muestra claroscuros en varios frentes.
- Cumplimiento regulatorio. La concentración de proveedores de servicios en la nube (Amazon, Google, Azure y Oracle) hace que el alojamiento de ciertos datos en sus jurisdicciones no cumpla con requisitos legales de localización (RGPD). Si bien estos proveedores, actualmente, permiten elegir la región de almacenamiento, facilitando el cumplimiento.
- Seguridad. La concentración de datos convierte a estos gigantes en objetivos prioritarios para ciberataques. Un riesgo que muchos países y empresas perciben como elevado.
Coste. Se ha comprobado que procesar grandes volúmenes de datos de forma estable, no en picos de demanda, resulta mucho más caro de lo previsto inicialmente
¿Debemos empezar a repatriar datos?
Antes de analizar las particularidades del sector jurídico, centremos las cosas:
- En primer lugar, la repatriación de datos es un proceso extremadamente costoso, viable sólo para empresas de gran tamaño. En nuestro sector, pocos despachos disponen de semejante tamaño y presupuesto.
- En segundo lugar, el mayor coste de la nube ocurre sobre todo en operaciones recurrentes y estables, con un elevado volumen de datos (Dropbox, Asana, Zoom). Pocos despachos tienen un modelo así, y su escala tampoco es comparable.
- En tercer lugar, la tendencia es evolucionar hacia sistemas híbridos, que combinan infraestructura local con servicios en la nube para lograr lo mejor de ambos mundos. Esta es la estructura que muchas empresas (y algunos despachos) están implementando.
¿Qué significa esto para el sector legal?
La realidad es que la mayoría de los despachos tienen CRMs, ERPs y otros sistemas auxiliares en la nube. Esto les proporciona eficiencia operativa, menores costes de infraestructura y escalabilidad.
¿Hay que volver a los sistemas locales? Absolutamente no.
La precaución sensata es asegurar que los datos queden en una jurisdicción que cumpla con la legislación y que el proveedor acredite estándares como ISO/IEC 27001 (seguridad de la información), ISO/IEC 27017 (controles específicos cloud), ISO/IEC 27018 (protección de datos personales) y SOC 2 Type II.
¿Y los documentos?
Los sistemas de gestión documental, donde reside el know-how del despacho y datos más sensibles, son lógicamente más delicados. La tendencia también apunta a migrar este servicio a la nube, de hecho, es la opción más recomendada por proveedores de DMS.
¿Es una decisión equivocada? En absoluto.
Siempre que se cumplan requisitos de seguridad, privacidad y localización, no hay motivos de alarma.
Para despachos cuyos clientes son especialmente sensibles, que tienen una dimensión considerable, oficinas en varias jurisdicciones y preocupaciones sobre coste y regulación, el modelo híbrido aporta tranquilidad y control. Hoy casi todos los proveedores especializados ofrecen soluciones que cubren todo el espectro: 100% nube, 100% local o combinaciones.
Por ejemplo, Cuatrecasas utiliza NetDocuments, combinando la nube y la opción de almacenamiento local según las necesidades regulatorias de cada jurisdicción. Un equilibrio entre escalabilidad, control y cumplimiento normativo. La mayoría de los grandes despachos probablemente utilizan modelos híbridos, aunque no lo documentan abiertamente por distintas razones.
Además, la mayoría de proveedores permiten elegir la región donde se almacenan los datos, asegurando que permanezcan en territorio nacional o en la Unión Europea, una condición clave para cumplir con el RGPD.
La “Guía TIC – Cloud Computing” de Abogacía Española, detalla cómo los despachos combinan servicios en la nube pública y privada, integrados con sistemas locales, para gestionar documentos y procesos sensibles. La puedes consultar aquí.
IA y la nube: un nuevo frente de decisiones
No podemos hablar de nube y repatriación de datos sin abordar la cuestión de la inteligencia artificial.
También aquí se abren dos grandes caminos:
IA pública en la nube, como ChatGPT, Claude, Perplexity o Gemini. Estas herramientas ofrecen una capacidad de procesamiento enorme y una escalabilidad inmediata. Sus versiones gratuitas tienen una protección limitada, pero sus modalidades empresariales sí garantizan que los datos no se usen para entrenamiento y se alojen en la UE. Ojo a los requisitos de contratación: 150 licencias en ChatGPT Enterprise y 60 en Claude Enterprise, por lo que no están al alcance de todos los despachos.
IA jurídica especializada, diseñada para el sector legal como Harvey, Legora, Maite… Estas soluciones trabajan sobre entornos cloud seguros adaptados a la normativa del sector jurídico, con contratos de confidencialidad específicos y certificaciones como las mencionadas antes.
Claramente es una cuestión de presupuesto y sensibilidad al riesgo.
Para la mayoría de despachos, la opción más sensata es usar IA pública en la nube bajo versiones empresariales (ojo a los mínimos a contratar), con políticas internas de uso bien definidas.
Aquellos con mayor sensibilidad (o menos capacidad para contratar licencias) pueden valorar las IA jurídicas especializadas, que aportan un nivel adicional de protección y control.
Y si un despacho desarrolla servicios jurídicos online basados en IA, mi recomendación es empezar con soluciones cloud por su escalabilidad y coste contenido, y planificar a medio plazo sistemas locales si el volumen crece de forma significativa.
La clave no está en precipitarse, sino en elegir bien, formar al equipo y definir reglas claras de uso, equilibrando eficiencia y seguridad.