Un despacho no “compra software”. Compra una forma de trabajar.
Y por eso un RFP mal planteado hace algo muy peligroso: convierte un proyecto serio en un concurso de promesas.
Propuestas incomparables, demos brillantes, presupuestos “bonitos”… y el coste real aparece después, en forma de tickets, cambios y consultoría extra.
Este artículo es un resumen de la «Guía RFP Para Proyectos CRM/ERP» descargable: qué incluir y sobre todo, qué preguntar para evitar que el proyecto se rompa.
Antes del RFP: 5 decisiones que debes tomar tú (no el proveedor)
Si no están resueltas, el proveedor rellenará los huecos… a su favor (y a tu coste).
- ¿Qué problema quieres resolver primero? (control/rentabilidad, ejecución, reporting, captación, etc.)
- ¿CRM, ERP o ambos? y en qué orden.
- Qué procesos entran (y cuáles no).
- Qué datos tienes y en qué estado están (y quién los limpiará).
- Quién decide internamente, quién prueba y quién aprueba (roles reales, no organigrama).
Más información sobre «Cómo elegir CRM/ERP para el despacho»: lee el artículo aquí.
Guía de RFP: estructura mínima.
1) Contexto del despacho (lo justo, pero bien)
- Tamaño (profesionales, sedes) y tipología (multidisciplinar / boutique / asesoría).
- Volumen aproximado: asuntos, clientes activos, facturación (si quieres).
- Stack actual (DMS, timesheet, facturación, BI, KYC, firma, portal cliente).
- Restricciones: cloud/on-prem, residencia datos, seguridad, compliance.
Pregunta crítica:
- “¿Qué estás presuponiendo sobre nuestro entorno y nuestros datos?”
Obliga al proveedor a revelar los procesos que cree que sigues (si no son correctos, luego deben modificarse)
2) Alcance funcional (por procesos, no por pantallas)
Aquí está la trampa más común: pedir “funcionalidades” sueltas. En despachos hay procesos.
Define por bloques:
- Gestión de clientes y oportunidades (si hay CRM)
- Gestión de asuntos (alta, tipología, forma de trabajar en cada una, hitos, tareas, documentación)
- Tiempos y gastos (imputación (cómo y desde qué puntos), aprobación, reglas)
- Facturación (pre-bills, reglas, facturación masiva, e-invoicing si aplica)
- Cobros y seguimiento (si aplica)
- Reporting (qué necesitas ver cada semana)
Preguntas críticas:
- “¿Qué parte es configuración estándar y qué parte requiere desarrollo?”
- “¿Qué queda fuera del alcance?” (y que lo pongan por escrito)
- “¿Qué decisiones debemos tomar nosotros para cerrar alcance?”
3) Alcance y exclusiones (el apartado que casi nadie escribe)
Es el apartado que más dinero ahorra.
Incluye una tabla:
- Incluido / No incluido / Depende de… / Coste estimado si se incluye
Preguntas críticas:
- “Si esto no está incluido, ¿cuál es el coste y el impacto en plazo?”
- “¿Qué riesgos (en tiempo y coste) ves si intentamos incluirlo desde el inicio?”
4) Licencias y escalado (la factura silenciosa)
El escalado se come el presupuesto cuando creces o cuando “de repente” necesitas más roles.
Define:
- roles (socio, abogado, paralegal, finanzas, marketing, dirección)
- número de usuarios por rol hoy y previsión a 24 meses
- licencias necesarias para: BI, automatizaciones, integraciones, firmas, DMS, etc.
Preguntas críticas:
- “¿Qué licencias son imprescindibles el día 1 y cuáles son opcionales?”
- “¿Qué pasa si añadimos 20 usuarios en 12 meses?” (modelo económico)
- “¿Qué módulos o licencias suelen ‘aparecer’ a mitad de proyecto?”
5) Integraciones y datos (donde se rompe el cronograma)
Las integraciones no son una línea en el RFP. Son trabajo.
Incluye:
- Lista de sistemas a integrar (con propietario y versión si puedes)
- Tipo de integración: manual / semiautomática / automática
- Qué datos viajan y con qué frecuencia
- Qué pasa si falla (monitorización / soporte)
Preguntas críticas:
- “¿Qué integraciones haces tú y cuáles dependen de terceros?”
- “¿Qué no puedes garantizar sin acceso a X?”
- “¿Cómo se valida que la integración funciona y quién lo aprueba?”
6) Entregables, aceptación y criterios de “terminado”
Si no hay aceptación, no hay final. Hay “casi”.
Define entregables por fase:
- diseño (blueprint / análisis)
- configuración
- desarrollos
- migración (incluye pruebas)
- formación
- UAT (pruebas de usuario)
- go-live + estabilización
Preguntas críticas:
- “¿Qué se considera ‘aceptado’ en cada fase?”
- “¿Qué pasa si no se acepta?” (retrabajo, coste, plazo)
- “¿Qué incluye el soporte de estabilización y cuánto dura?”
7) Penalizaciones y control de cambios
No hace falta “ponerse agresivo”. Hace falta claridad.
Incluye:
- un proceso de control de cambios (CR): quién solicita, quién aprueba, coste/plazo, impacto.
- un mecanismo de escalado de incidencias (SLA).
- penalizaciones o descuentos si hay retrasos imputables al proveedor (si aplica y encaja con tu estilo de negociación).
Preguntas críticas:
- “¿Cómo se tarifican los cambios?” (por hora, paquete, precio fijo)
- “¿Qué cambios consideras ‘incluidos’ y cuáles no?”
- “¿Qué compromisos asumes sobre plazos y disponibilidad del equipo?”
Cómo comparar propuestas (sin caer en la demo bonita)
Cuando recibas ofertas:
- exige una tabla con: alcance incluido / licencias / integraciones / entregables / aceptación / soporte
- pide un cronograma por fases con supuestos
- pide un modelo de coste total (no solo implantación) a 24 meses
Si no te lo dan, es una señal: te están vendiendo “probabilidad”, no proyecto.
Revisa tu proyecto antes de contratar:
Si estás valorando proveedores o a punto de firmar, una sesión de 90 minutos te puede ahorrar meses.
En 90 minutos reviso:
- alcance y exclusiones (lo que faltan y lo que sobra)
- licencias y costes ocultos
- integraciones y datos (riesgos y supuestos)
- entregables, aceptación y control de cambios
- puntos de negociación antes de firmar
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