És la mañana del 10 de marzo y el despacho está en plena ebullición, como siempre. Ana, la directora-gerente está a punto de llegar de su viaje a Londres donde se ha reunido con un fondo de inversión que tenía interés en expandir su actividad en España financiando startups para acelerar su crecimiento. Un muy buen cliente que logró a través de la red internacional de despachos a la que pertenecen y a la que ha dedicado mucho tiempo. La perseverancia da sus frutos y Ana se siente particularmente orgullosa de este proyecto, pues fue una apuesta personal suya que contó con el apoyo de su equipo y está saliendo muy bien. Esto la tranquiliza.
Cuando finalmente Ana llega al despacho, se reúne inmediatamente con Miguel y con Beatriz, sus dos abogados más experimentados y que son los que se ocupan de casi todo en su ausencia. Celebran el éxito del viaje a Londres de Ana y dedican un tiempo a planificar los próximos pasos para la entrada de este nuevo e importante cliente. Toman notas en sus blocs sobre lo que cada uno de ellos va a realizar y acuerdan reunirse de nuevo la mañana siguiente para poner en común el trabajo y seguir avanzando.
Antes de irse cada uno a su mesa comentan las últimas noticias llegadas desde Italia sobre la evolución del Coronavirus, este nuevo virus que al parecer te provoca un resfriado pero que se contagia de forma muy rápida y causa la muerte en las personas de más edad o con patologías de tipo respiratorio. Italia está paralizada: el sistema sanitario colapsado, la gente está confinada en sus casas y las calles desiertas. Las empresas sufren un parón económico sin precedentes y algunas voces alarmistas dicen que España va por el mismo camino. Bueno, no será para tanto, comenta Ana. Pongámonos a trabajar. Tampoco podemos hacer nada al respecto…
11 de marzo por la mañana y reunión del equipo. Ana, Miguel y Beatriz repasan los avances hechos con el nuevo cliente y toman algunas decisiones sobre cómo avanzar, pero enseguida pasan a comentar lo que ya ha pasado de ser un simple run-run a algo que debe preocuparles: la expansión del Coronavirus en España y la posible adopción de medidas urgentes y drásticas, como en Italia, para frenarla. Estamos a miércoles y se dice que la próxima semana las escuelas podrían cerrar, así que con los niños en casa todo se complicará bastante.
Ana empieza a preocuparse de verdad. Llama a Pablo, el informático del despacho y le expone la situación: es posible que la próxima semana algunos profesionales deban trabajar desde casa porque no podrán llevar a sus hijos a la escuela. La pregunta es: ¿cómo tenemos los sistemas para hacer que esto sea posible?
Pablo, un chico joven y muy despierto en el que Ana confía mucho, le explica que la aplicación de Teams, junto con One Drive de Office365 va a ser la solución para ofrecer a estos profesionales la opción de trabajar desde casa. Aún no se ha hecho la migración de los documentos del despacho a Sharepoint, pero con un sistema VPN, Pablo asegura que tanto Miguel como Beatriz, así como el resto de profesionales afectados por esta medida, podrán trabajar desde sus casas con normalidad.
Pablo deja a Ana para ir a poner en marcha el sistema VPN. Ana se queda algo más tranquila si bien sabe que en el despacho llevan tiempo intentando que los profesionales se sumen al proyecto del Ofice365 y sus aplicaciones, como Teams. A ella misma le cuesta entrar y utilizarlo. Al final, mejor levantarse de la mesa e ir a ver al compañero para comentar algo en lugar de enviarle un mensaje. Siempre es mucho más agradable hablar directamente con él y así de paso, se mueve un poco. En cualquier caso, parece que van a tener que irse acostumbrando.
12 de marzo. Todo se ha precipitado. Las escuelas ya no van a abrir el viernes así que los profesionales que tienen niños en casa tendrán que teletrabajar a partir de mañana mismo. Y parece ser que el Gobierno va a pedir a los ciudadanos que puedan hacerlo, que por responsabilidad y solidaridad también teletrabajen. Ana debe tomar decisiones rápido. Llama a Pablo. Pablo le dice que el sistema de VPN puede quedar listo durante el fin de semana y que esto permitiría a todos teletrabajar porque podrían acceder a toda la documentación del despacho de forma remota. Apoyándose en Teams, también podrían trabajar con normalidad, compartiendo documentos, haciendo videollamadas, etc… La verdad es que no les ha dado tiempo a formar al personal en el manejo de la aplicación y realmente, si quieren tener el sistema de acceso remoto totalmente operativo para el lunes, Pablo no puede dedicarse a dar clases sobre cómo funciona Office365.
No hay tiempo que perder, Ana sabe que tiene solamente unas horas para organizar el despacho: comunicar al personal la nueva situación, cómo van a funcionar a partir del lunes (ella misma no lo tiene muy claro…), hablar con los clientes e informarles de que el servicio sigue como siempre y que estarán a su lado pase lo que pase. Vértigo.
Lunes 16 de marzo. Mensaje de correo electrónico de Pablo (se ha pasado todo el fin de semana trabajando para que hoy estuviera todo listo para poder trabajar desde casa):
“Queridos compañeros, tal y como os informamos el viernes, se han establecido los mecanismos necesarios para que todos podáis acceder a los archivos del despacho como si estuvierais ahí. Os dejo a continuación las instrucciones para que podáis hacerlo y os convoco a una reunión vía Teams en la que os detallaré cómo funcionan algunas aplicaciones de Office365 que os van a resultar muy necesarias en los siguientes días”.
Ahora mismo Pablo es el héroe de Ana. Ha logrado que el despacho esté 100% operativo en remoto en un tiempo récord. Ha trabajado todo el fin de semana para lograrlo. No tiene suficientes palabras para agradecérselo. Igual que Pablo, muchos técnicos estos días han trabajado sin descanso para que sus empresas pudieran enviar a casa a sus empleados y que éstos siguieran trabajando con normalidad. A todos ellos, ¡gracias!
Y aquí está Beatriz. Hoy se ha levantado algo más tarde. No tenía que llevar a los niños al colegio así que les ha dejado dormir un poco más. Tiempo que ha ganado ella. Abre el ordenador, lee el correo electrónico de Pablo y hace click en el botón de Aceptar que le llega en lo que Pablo ha denominado: una invitación. No sabe muy bien cómo pero de pronto, en su calendario aparece una reunión. Ella no ha hecho nada, pero ahí está. Bien! Parece que esto funciona.